Jak zapojit voicebota do firemních procesů

Když se řekne voicebot, většina lidí si představí automat, který zvedne telefon a přehraje několik naučených vět. Ve skutečnosti ale může být hlasový asistent mnohem víc – plnohodnotnou součástí firemních procesů, která šetří čas, sbírá data a propojuje jednotlivé systémy.

Od „zvedání telefonu“ k chytrému digitálnímu kolegovi

Cílem tohoto článku je ukázat jednoduchý a srozumitelný model, jak voicebota zapojit do fungování firmy – bez nutnosti být IT expert nebo znát detaily API. Pokud si někdy hrajete s nástroji jako Make, Zapier nebo automatizacemi obecně, najdete tu i hlubší inspiraci.

Voicebot jako součást procesu, ne jen telefon

Představte si voicebota ne jako samostatný nástroj, ale jako bránu mezi telefonem a vašimi daty:

zákazníci volají tak, jak jsou zvyklí,
uvnitř firmy se ale informace automaticky:
- vyhledávají,
- zapisují,
- vyhodnocují,
- a posouvají dál.

Aby to bylo uchopitelné, rozdělme celý životní cyklus hovoru na tři jednoduché fáze:

Před hovorem (Before) – voicebot se připravuje
Během hovoru (During) – voicebot aktivně pracuje
Po hovoru (After) – voicebot předává výsledky

Před hovorem: voicebot ví, kdo volá

(Before akce / kontext hovoru)

Ještě než voicebot zvedne telefon, může se „podívat“, kdo mu vlastně volá.

Typický příklad z praxe:

zákazník zavolá,
systém rozpozná telefonní číslo,
automaticky zjistí, zda jde o:
- nového zájemce,
- stávajícího zákazníka,
- nebo například klienta s rozpracovanou zakázkou.

Díky tomu může hovor začít přirozeně a chytře:

„Dobrý den, pane Nováku, vidím, že se jedná o vaši objednávku z minulého týdne…“

Co tím firma získá

osobnější komunikaci,
kratší hovory (méně dotazování),
pocit profesionálního přístupu.

Z pohledu firmy nejde o žádnou složitou technologii – voicebot si jen načte informace, které už ve firmě existují.

Během hovoru: voicebot jako aktivní pomocník

(Akce během hovoru / automatizace v reálném čase)

Největší rozdíl mezi „hloupým automatem“ a chytrým voicebotem je v tom, co se děje během samotného hovoru.

Voicebot může:

ověřovat informace v interních systémech,
kontrolovat kalendář,
rovnou domluvit termín,
zapisovat údaje do tabulek nebo CRM,
vyhledávat informace v databázích nebo znalostní bázi.

Příklady z praxe

Realitní kancelář: bot ověří dostupnost nemovitosti a rovnou nabídne schůzku.
Servisní firma: bot zjistí typ závady a zapíše zakázku.
E-shop: bot odpoví na stav objednávky a vytvoří rekapitulaci.

Pro uživatele to vypadá jako přirozený rozhovor. Uvnitř firmy ale voicebot aktivně vykonává práci, kterou by jinak dělal člověk.

Po hovoru: z hovoru se stávají data

(After akce / práce s výstupy)

Jakmile hovor skončí, práce voicebota nekončí – naopak začíná ta nejdůležitější část.

Automaticky se může:

vytvořit přepis hovoru,
shrnout, co bylo domluveno,
vyhodnotit kvalita hovoru,
označit další krok (např. zavolat zpět, poslat nabídku),
uložit vše do systému, kde s tím tým pracuje.

Výsledek

žádné zapomenuté hovory,
žádné ruční přepisování,
žádné ztracené poptávky.

Z každého hovoru se stává strukturovaný záznam, se kterým lze dál pracovat.

Pro koho je tento přístup vhodný

Menší firmy a OSVČ – úleva od neustálého zvedání telefonu
Týmy a recepce – lepší organizace a méně chaosu
Firmy s CRM – propojení telefonů s daty
Lidé, kteří automatizují – ideální doplněk k Make, Zapier a dalším nástrojům

Začít lze velmi jednoduše (jen zvedání hovorů) a postupně přidávat další vrstvy.

Shrnutí

Voicebot nemusí být složitý ani děsivý. Když se na něj díváme jako na:

přípravu před hovorem,
aktivní práci během hovoru,
chytré zpracování po hovoru,

stává se z něj digitální kolega, který propojuje telefon s firemními procesy. A právě v tom je jeho skutečná hodnota.

Pokud vás zajímá, jak by podobný scénář mohl fungovat právě ve vaší firmě, první krok je vždy jednoduchý – pochopit proces. Technologie už se přizpůsobí.

Rádi projdeme vaše interní procesy a pomůžeme voicebota integrovat co nejefektivněji. Neváhejte a kontaktujte nás.

To mě zajímá